Möte med teamet
Äntligen överens
- Om oenighet
Rachel Sutcliffe, (i fri översättning)
Hur är era möten? Går det åt tid till dispyter och positionering och konflikter? Utan att ni kommer någon vart. Bara för att senare upptäcka att ni pratade förbi varandra?
Och hur känner du dig? Missförstådd? ”Jag är inte alls arg, jag är bara engagerad!” eller ”Jag är inte alls motståndare, jag bara tänker efter och vill att det ska bli bra!”.
Det är klart att vi vill förstå varandra, men det är verkligen inte alltid vi lyckas.
R. Wageman forskare på Harvard University, som har studerat team, särskilt ledningsgrupper, har funnit ett antal vanliga teamproblem:
De har inte gemensam syn på syftet med organisationen/teamet/projektet.
De har inte gemensam syn på varför mötet hålls eller vad det ska resultera i.
De har inte gemensam syn på normerna i teamet.
Ett enkelt verktyg, som motverkar dettta är F – F – F: Fakta, Fantasi, Följd
Låt oss börja i mitten – Fantasi
Fantasi, eller tolkning är de slutsatser man drar om det som händer, ”han är arg”, ”chefen var nöjd”, ”teamet drar åt samma håll”.
Att tolka det som händer runt oss är närmast automatiskt. Det är så vi skapar mening av våra upplevelser, upptäcker mönster och kommer på vad vi kan göra. Problemet är förstås att det är just ens egen tanke, som inte behöver stämma överens med verkligheten alls. Kanske var han arg, eller också hade han haft en jobbig morgon med familjen. Kanske var chefen nöjd, eller också hade hon inte tid att lägga fram sin kritik. Och kanske teamet drar åt samma håll, eller också sopas konflikterna under mattan och de drar åt olika håll i tystnad.
Men det är inte lätt att skilja fantasi från fakta, att inse att det man tror sig ha sett är just en tolkning och att leta efter det faktiska skeendet. Vi håller oss ofta envist kvar vid att våra tolkningar är fakta.
För att börja skilja på Fakta och Fantasi kan det vara användbart att fråga:
”Vad är det du ser och hör som får dig att tro att han är arg?”
Svaret kan t ex vara: Korslagda armar, rynkad panna, hög röstvolym. När man har dessa fakta på bordet kan man fundera över alternativa fantasier: ont i magen, koncentrerad och tänker, fryser, försöker minnas, med mera. Eller helt enkelt fråga: är du arg nu?
Varför tillbaka till Fakta?
Ju bättre man blir på att skilja på Fantasier och observerbara Fakta, desto bättre fungerar samtal och samarbete. Man kommer förbi den kaskad av missförstånd som uppstår när fantasier skapar andra fantasier.
- Varför kör du alltid ditt eget race när vi har en pressad deadline?
- Vet du, du litar aldrig på mig!
- Kanske för att du så rädd att dela med dig av ditt arbete!
När man skalar bort fantasierna är det mycket lättare att komma överens om fakta och förstå vad man faktiskt är ense eller oense om.
Tag exempel med möten. En person tycker att mötet är bra och en annan tycker inte det. Här är risk för att fastna i argumentation och eventuellt en konflikt. Men om man frågar efter vad var och en såg eller hörde som de uppfattade som bra respektive dåligt, kan man arbeta sig fram till fakta.
Person 1 tyckte att det var ostrukturerat och ineffektivt (fortfarande tolkningar). Det var ostrukturerat därför att vi hoppade mellan punkterna på agendan utan synbar ordning och endast ägnade 5 minuter till den punkt som personen tyckte var viktigast.
Person 2 tyckte att det var ett bra möte (tolkning) därför att det var livligt och kreativt (tolkning). Hen tyckte det var livligt därför att alla pratade snabbt och föll i varandras tal. Det var kreativt därför att vi kunde ta punkterna på agendan i den ordning där det för tillfället fanns energi (tolkning). Det var energi när alla pratade och kom med nya idéer.
Att vara observant på: när vi strävar efter att beskriva fakta måste vi ta hänsyn till att även faktiska händelser kan uppfattas olika. I boken Stranger in a strange land beskriver Robert Heinlein ett tänkt yrke: Rättvist Vittne, med följande dialog.
Jubal ropade: ”Huset där uppe på kullen, ser du vilken färg det är?” Anne tittade efter och svarade: ”Det är vitt – på den här sidan”. Jubal vände sig till Jill och sa: ”Där ser du. Anne skulle aldrig få för sig att anta att det också är vitt på den andra sidan.”
Vår förståelse får Följder
Vår förståelse av det som händer formar de Följder händelsen får, det vi känner, tänker och gör. När våra Följder bygger på Fantasier riskerar de att bli mer eller mindre orealistiska och i konflikt med andras. När vår förståelse av det som händer stämmer överens med andras uppfattning kommer vi däremot framåt mycket snabbare, våra reaktioner på det som hänt stämmer överens.
När man kan skilja Fantasi från Fakta förebygger man missförstånd och konflikt. Om jag uppfattar mannen i beskrivningen ovan som arg, kommer jag att handla annorlunda än om jag uppfattar att han har magont. Om jag uppfattar mötet som bra och effektivt, kommer jag förmodligen inte att vilja ändra på något och hamnar i dispyt med den som tycker att det är dåligt.
Fatta fakta först
Funderar, Fanatiserar
Följden följer